以电子表格为通信连接的用户传输地址的方法和系统

摘要

本发明涉及基于在通信系统(PBX、...)的用户终端设备之间的通信连接(RUF、CONF)以PIM应用(PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3)的电子表格传输PIM地址(EMAIL2)(PIM：Personal InformationManagement)所述的方法和系统。其中由于第一用户的用户输入来检测标识第二终端设备(EG2)的通信系统地址(RUFNO2)。已检测的通信系统地址(RUFNO2)被转换为标识第二用户的PIM地址(EMAIL2)，该PIM地址(EMAIL2)被传递(I、F)给PIM应用(PIMA_1)，在PIM应用(PIMA_1)的电子表格的字段中记录已传递的PIM地址(EMAIL2)。

权利要求

1.用于以PIM系统的PIM应用（PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3）的电子表格传输PIM地址（EMAIL2）的方法，其中在通信系统（PBX、…）中的第一用户的第一终端设备（EG1）和第二用户的第二终端设备（EG2）之间存在一个通信连接（RUF、CONF），其中，为该通信连接中的一个用户自动记录以PIM地址要填写的表格字段，由于第一用户的用户输入，

-检测在通信连接（RUF、CONF）的范围内标识第二终端设备（EG2）的通信系统地址（RUFNO2），-已检测的通信系统地址（RUFNO2）被转换为PIM系统的、标识第二用户的PIM地址（EMAIL2），-该PIM地址被传递（I、F）给第一用户的PIM应用（PIMA_1），

-在PIM应用（PIMA_1）的电子表格的字段中记录已传递的PIM地址（EMAIL2），并且把已记录的PIM地址（EMAIL2）用作电子传递电子表格的内容的目标地址，其中所述电子表格有另外的输入字段，以便能够输入将来会谈的另外信息，此外该电子表格具有一个“发送”操作按钮，以便结束表格的处理并且作为会谈询问发送到标识第二用户的PIM地址（EMAIL2）。

2.按照权利要求1所述的方法，其特征在于，由于第一用户的用户输入而在传递（I、F）PIM地址（EMAIL2）的范围内把显示表格的请求（F）传递给第一用户的PIM应用（PIMA_1）；

由于上面所述的传递，该第一用户的PIM应用（PIMA_1）显示所述的电子表格。

3.按照上述权利要求之一所述的方法，其特征在于，所述电子表格是日期询问表格和/或会谈询问表格。

4.按照权利要求1至2之一所述的方法，其特征在于，所述通信连接（RUF、CONF）被构建为在第一用户的第一终端设备（EG1）、第二用户的第二终端设备（EG2）和另外用户的至少一个另外的终端设备（EG3）之间的会议；并且由于第一用户的用户输入，-检测在通信连接（RUF、CONF）的范围内标识另外的终端设备（EG3）的另外的通信系统地址（RUFNO3），-已检测的另外的通信系统地址（RUFNO3）被转换为PIM系统的、标识另外用户的另外的PIM地址（EMAIL3），-该另外的PIM地址（EMAIL3）被传递（I、F）给第一用户的PIM应用（PIMA_1），并且-在PIM应用（PIMA_1）的电子表格的字段中记录已传递的另外的PIM地址（EMAIL3）。

5.按照权利要求1至2之一所述的方法，其特征在于，在目录服务（LDAP）的数据库中保存用户数据（TAB），在通信系统地址（RUFNO2）转换为PIM地址（EMAIL2）的范围内通过目录服务（LDAP）询问用户数据（TAB）。

6.按照权利要求3所述的方法，其特征在于，在另外字段中按照以下方式把会谈日期预先填写在会谈询问表格中，即：把在PIM系统中时间上最近的、对于第一和第二用户表征为可共同支配的日期作为会谈日期进行记录。

7.按照权利要求1至2之一所述的方法，其特征在于，为了检测通信系统地址（RUFNO2），信息服务（CTIA）借助于CSTA协议来询问通信系统（PBX、…）的状态变换和/或通信系统（PBX、…）的数据或借助于CSTA协议被告知通信系统（PBX、…）的状态变换。

8.按照权利要求1至2之一所述的方法，其特征在于，信息服务（CTIA）通知（I）一个永久运行在PIM应用（PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3）的计算机上的程序（T_1、T_2、T_3），并且该程序（T_1、T_2、T_3）由于前面所述的通知而促使预先填写表格。

9.用于以PIM系统的PIM应用（PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3）的电子表格传输PIM地址（EMAIL2）的系统，其中，为通信连接中的一个用户自动记录以PIM地址要填写的表格字段，该系统具有：-用于在通信系统中的第一用户的第一终端设备（EG1）和第二用户的第二终端设备（EG2）之间建立通信连接（RUF、CONF）的第一终端设备（EG1），-用于识别用户输入的输入装置，

-通过用户输入能够激活的检测单元，其用于检测在通信连接（RUF、CONF）的范围内标识第二终端设备（EG2）的通信系统地址（RUFNO2），-转换单元，其用于把已检测的通信系统地址（RUFNO2）转换为PIM系统的、标识第二终端设备（EG2）的第二用户的PIM地址（EMAIL2），-用于把PIM地址（EMAIL2）传递（I、F）给第一用户的PIM应用（PIMA_1）的传递单元，和-用于在PIM应用（PIMA_1）的电子表格的字段中记录已传递的PIM地址（EMAIL2）的表格填写单元，其中已记录的PIM地址（EMAIL2）被用作电子传递电子表格的内容的目标地址，其中所述电子表格有另外的输入字段，以便能够输入将来会谈的另外信息，此外该电子表格具有一个“发送”操作按钮，以便结束表格的处理并且作为会谈询问发送到标识第二用户的PIM地址（EMAIL2）。

说明书

以电子表格为通信连接的用户传输地址的方法和系统

[0001] 在现代的办公室工作场所经常使用通过电话交换机召开电话会议，以便在工作人员之间进行会谈。此外对此召开电话会议或计划在一个确定的日期安排电话会议。

[0002] 为了计划会 谈日期经常 使用所谓的PIM系 统(PersonalInformation Management)或协作系统(也称为群件)。在专利申请时刻这种系统的一个代表例如是Lotus标记的产品或微软交换机。通过PIM系统的用户通常以PIM客户或PIM应用的电子表格在一个计算机上登记所希望的会谈用户、会谈时间和另外任务、比如会谈的议事日程，这样PIM系统提供计划会谈的功能。

[0003] 在如此的PIM系统中经常通过其电子邮件地址标识会谈用户，如此在填写并发送电子表格之后电子邮件必须与电子表格的另外数据一起传递给所希望的会谈用户。于是所希望的会谈用户在其各自的PIM应用中收到会谈邀请，其接下来同意该邀请或其可以拒绝该邀请。

[0004] 在办公室工作场所通常像电话会议一样人工通过用户输入经过PIM系统计划会谈。尽管通过PIM系统的支持，如此会谈的计划常常需要许多人工步骤，例如确定用于把会谈询问发送给会谈用户的电子邮件地址并且确定用于举行电话会议的、会谈用户的电话号码。

[0005] 本发明的技术问题是给出用于以PIM系统的PIM应用的电子表格传输PIM地址的方法和系统，在该方法中简化了通过用户填写PIM应用的表格。

[0006] 通过具有权利要求1特征的方法以及通过具有权利要求9特征的系统解决该技术问题。

[0007] 在附属权利要求中给出本发明的有益实施形式和改进方案。

[0008] 在用于以PIM系统的PIN应用的电子表格传输PIM地址的本发明方法中、在该PIM系统中在通信系统的、特别是面向线路或面向分组的实时通信系统的第一用户的第一终端设备和第二用户的第二终端设备之间存在(特别是用于语音的)通信连接，由于第一用户的用户输入检测在该通信连接的范围内标识第二终端设备的通信系统地址。已检测的通信系统地址转换为PIM系统的、标识第二用户的PIM地址。该PIM地址被传递给第一用户的PIM应用。在PIM应用的电子表格的字段中记录已递的PIM地址。

[0009] 在本发明的系统中为了实施上述的方法步骤设置一个用于识别用户输入的输入装置、用于检测通信系统地址的检测单元、用于把已检测的通信系统地址转换为PIM地址的转换单元、用于把PIM地址传递给第一用户的PIM应用的传递单元和用于在PIM应用的电子表格的字段中记录已传递的PIM地址的表格填写单元。

[0010] 最好可以在实施到第一终端设备的通信连接期间或之后或者借助于第一用户的PIM应用实施第一用户的用户输入。对此用户输入特别可以是在第一终端设备上按按键、通过第一终端设备输入特征数、选择第一终端设备菜单的菜单点或触发第一终端设备或PIM应用的图形界面的按钮或菜单点。

[0011] 终端设备特别可以是分局交换设备的电话终端设备、移动无线设备、在分局交换机的用户线上的固网电话和/或所谓的在一个计算机上的电话软件客户。PIM地址主要是电子邮件地址、通信系统地址、特别是终端设备的电话号码或线路号码。

[0012] PIM系统主要是客户服务计算机系统，在该系统中用户经过各自的PIM应用、在下面也称为PIM客户、可以使用PIM系统的功能。对此该功能可以是各自用户的任务、日期、电子邮件和/或电子记录的电子管理。特别可以在一个PC、PDA和/或一个移动通信终端设备上实施该PIM应用，借助于该应用用户可以控制这些功能。PIM系统的一个商务实例是微软的Outlook作为PIM客户和微软的交换机作为PIM系统的PIM服务器。

[0013] 本发明在此方面是有益的，即：为通信连接的一个用户自动记录以PIM地址要填写的表格区域。这基于这样的体会，即对于语音通信连接的第二用户与语音通信连接同时或(主要时间接近)在结束语音通信连接之后在PIM系统的一个表格内记录语音通信连接的第二用户的PIM地址(例如在建立通话协议的范围内或为了计划另外的、将来语音通信连接)并且这在没有本发明方法的情况下通过第一用户人工实施。因此通过本发明降低了人工实施步骤的数目，这导致效率提高和更快速地填写电子表格。此外可以降低PIM地址的错误输入。

[0014] 如果把交换设备的所有已实施的连接告知CTI应用并且把连接的用户告知交换设备，则在结束通信连接之后特别能够实施前面的方法步骤。因此CTI应用在结束通信连接之后也可以确定连接的用户。对此CTI应用可以是交换设备的组成部分或与交换设备耦合。

[0015] 在不应用本发明方法的情况下，确定PIM地址的经常是很困难的，因为在通信系统中在通信系统地址和PIM地址之间的直接分配常常还存储在PIM系统中。因此本发明简化了PIM地址的确定。

[0016] 在本发明的一个有益的实施形式中电子表格可能涉及日期询问表格和/或会谈询问表格，其中可以人工或自动发送会谈询问表格并且由于这种原因在会谈询问格式中记录的用户作为会谈询问传递。

[0017] 此外通信连接可以设计为具有至少三个用户的电话会议专线。因此可以在当前电话会议专线的用户基础上填写将来会谈的所希望用户的PIM地址区域或要告知的用户地址区域。

[0018] 这在这方面是有益的，即在会谈时和在电话会议时经常在会谈期间或之后表明与会谈的所有或几个用户重新进行磋商的要求。对此计划进一步会谈的电话会议用户为了填写PIM应用的表格必须人工确定或询问当前电话会议用户的电子邮件地址，此外必须人工在表格中输入。这在本发明的上述的实施形式中可以自动实施。

[0019] 在本发明的一个有益改进中用户数据可以保存在目录服务、特别是LDAP服务(LDAP：Lightweight Directory Access Protocol)的数据库中。在通信系统地址转换为PIM地址的范围内可以通过目录服务询问第二用户的用户数据。这在这方面是有益的，即在公司中关于公司工作人员的数据和也许为了另外的目的同样关于公司外部伙伴的数据可以寄存在中央LDAP数据库中并且因此在本发明范围内同样可以应用这些已经存在的数据。此外有益的是，这些数据因此仅仅一次存储并且在PIM系统和/或在通信系统中不需要配置这些数据。

[0020] 关于工作人员或外部伙伴的如此数据尤其是姓、名、电话号码、可选择的移动无线呼叫号码、工作人员编号、电子邮件地址和/或邮寄的办公室地址。在本发明的范围内电话号码可以特别作为通信系统地址并且电子邮件地址可以特别作为PIM地址从数据库中读出并进一步处理。

[0021] 下面根据附图详细阐述本发明的实施例。

[0022] 其中在示意图中

[0023] 图1指出了用于实施本发明方法的语音和数据通信系统，

[0024] 图2指出了PIM应用的部分填写的会谈询问表格。

[0025] 图1大致示出了一个语音通信系统作为本发明的通信系统，其具有一个作为矩形示出的交换设备PBX。此外该语音通信系统的一部分是一个分别经过用户线AL耦合在交换设备PBX上的第一电话EG1作为第一终端设备和第二电话EG2作为第二终端设备以及一个通过电话局干线TL经过一个(云状的)公共电话网PSTN耦合的第三电话EG3作为另外的终端设备。

[0026] 其中给第一电话EG1分配一个第一电话号码RUFNO1，给第二电话EG2分配一个第二电话号码RUFNO2和给第三电话EG3分配一个一个附属的第三电话号码RUFNO3。

[0027] 其中用于在公司网内部耦合终端设备(EG1、EG2)的用户线AL和用于耦合在公司网外部终端设备(EG3)的电话局干线TL是连续线。

[0028] 数据通信系统包含一个耦合在交换设备PBX上的CTI应用CTIA(CTI：Computer Telephony Integration)、一个(分别矩形表示的)第一、第二和第三工作站计算机PC1、PC2、PC3和一个作为柱形阐明的目录服务LDAP。CTI应用CTIA、第一和第二工作站计算机PC1、PC2和目录服务LDAP经过一个通过虚线阐明的局域网LAN彼此联网。第三工作站计算机PC3经过一个云状的、外部IP网络IPN(特别是常常称为因特网的全局数据网)耦合在局域网LAN，其中通过虚线表示这种耦合。

[0029] 经过一个作为在CTI应用和交换设备PBX之间连续线表示的CTI接口实现在这两个元件之间的耦合。

[0030] 通过具有单箭头或双箭头的箭头线表示在这些元件之间和在上述元件内部的消息和数据连接。这特别是在终端设备和交换设备PBX之间的按按键消息M、在交换设备PBX和CTI应用CTIA之间的CTI消息CTIM、在目录服务LDAP中CTI应用CTIA的询问消息Q，到工作站计算机的CTI应用CTIA的触发消息I和用于在工作站计算机的元件之间填写电子表格的消息F。

[0031] 通过具有双箭头的点画线表示在终端设备EG1、EG2、EG3和交换设备PBX之间的、面向线路或面向分组的语音通信连接RUF。在交换设备PBX内部借助于围绕这些点画线的交换侧末端的椭圆表示语音通信连接RUF的电话会议专线CONF。

[0032] 通过对角线交错、重叠的矩形阐明目录服务LDAP的数据库的用户表TAB，其中矩形代表用户表TAB的各自数据组。例如在矩形之一内部给出具有如下数据的数据组：

[0033] 姓： Klein

[0034] 名： Heinz

[0035] 电话号码： [phone]

[0036] 工作人员编号： 3210

[0037] Email： [e-mail]

[0038] 计算机： 192.1.27.3

[0039] 在第一工作站计算机PC1上运行的第一PIM应用PIMA_1、在第二工作站计算机PC2上运行的第二PIM应用PIMA_2、在第三工作站计算机PC3上运行的第三PIM应用PIMA_3、在第一工作站计算机PC1上运行的第一代理应用T_1、在第二工作站计算机PC2上运行的第二代理应用T_2作为矩形在其各自的工作站计算机PC1、PC2、PC3上表示。对此经过局域网LAN实现在PIM应用PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3和一个(没有示出的)PIM服务器之间的数据交换。

[0040] 对此PIM服务器特别是一个用于管理并存储日期、电子邮件和联系的中央服务器(例如Microsoft Exchange)。PIM应用PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3对于PIM服务器用户的用户输入是该服务器的客户，例如以便安排日期。这例如是微软的Outlook。

[0041] 代理应用T_1、T_2例如是在各自工作站计算机PC1、PC2上永久运行的应用，其例如经过计算机的插口可以对CTI应用CTIA的消息作出反应，可以把信息从CTI应用传递到各自PIM应用PIMA_1、PIMA_2并可以初始化PIM应用PIMA_1、PIMA_2的表格的打开。如果已经存在的产品用作PIM应用、比如微软Outlook，其没有到CTI应用CTIA的接口，则代理应用的使用是特别有益的。

[0042] 设置交换设备PBX和电话EG1、EG2、EG3用于实时通信，在此期间通常并且在本发明中设置PIM系统和PIM应用PIMA_1、PIMA_2、PIMA_3用于非实时通信。

[0043] 假设，第一用于的工作场所包含第一电话EG1和第一工作站计算机PC1并且在目录服务LDAP的用户表TAB中配置了第一用户的数据组。相应地假设，第二用户的工作场所包含第二电话EG2和第二工作站计算机PC2并且在用户表TAB中配置了第二用户的数据组，以及第三用户的工作场所包含第三电话EG3和第三工作站计算机PC3并且在用户表TAB中配置了第三用户的数据组。此外假设，第二用户是姓名为“Heinz Klein”的人员并且在用户表TAB中已配置的数据组是名字。

[0044] 图1中的初始情况是，已建立的电话会议专线CONF作为在三个用户之间经过其各自电话EG1、EG2、EG3的语音通信连接。在进行电话会议期间或在此之后用户希望这三个用户希望在稍后时刻借助于电话会议专线重新进行交流。为了计划将来的电话会议专线或将来的会谈，第一用户在其第一电话EG1上按一个指明为输入装置的按键。由于第一用户的用户输入按按键消息M从第一用户EG1传递到交换设备PBX。接下来激活在交换设备PBX中的性能特征，在其范围内CTI消息CTIM从交换设备PBX经过CTI接口CTIS传递给CYI应用CTIA。该CTI消息CTIM主要包含电话会议专线CONF的所有用户的电话号码RUFNO1、RUFNO2、RUFNO3和也许可能的另外交换设备和/或连接特殊的数据。对此特别借助于由ECMA(European ComputerManufacturers Association)标准化的CSTA协议(CSTA：Computer Supported Telecommunications Application)实现经过CTI接口CTIS的耦合，通过该CATA协议向CTI应用CTIA告知交换设备PBX的状态和状态变换。

[0045] 对此CTI应用CTIA可以运行在一个特有的计算机上、运行在交换设备PBX中或运行在所示出的工作站计算机PC1、PC2、PC3之一上。

[0046] CTI应用CTIA作为检测单元检测在CTI消息CTIM中传递的电话号码RUFNO1、RUFNO2、RUFNO3，检测电话号码RUFNO1、RUFNO2、RUFNO3对电话EG1、EG2、EG3的分配并且检测，通过哪一个电话(在本实施例中是EG1)按的按键。对此第二电话EG2的电话号码RUFNO2(例如1212)作为通信系统地址检测，其中该电话号码RUFNO2分配给第二电话EG2并且因此标识第二电话EG2。

[0047] 在后面的方法步骤中通过CTI应用CTIA把已检测的电话号码RUFNO1、RUFNO2、RUFNO3转变为相同的格式、例如转变为所谓的完全合格的电话号码、转变为所谓的规范地址格式或转变为具有地区代号、市网代码、设备号码和/或交换机号码的格式。这对于第二电话EG2的电话号码RUFNO2来说例如是(49)891212。

[0048] 通过借助于CTI应用CTIA到目录业务LDAP的询问消息Q询问(也许已经发生转变的)电话号码读出附属于经过用户表TAB检测的电话号码RUFNO2的数据并且反向提供给CTI应用CTIA。这对于前面给出的数据组来说是作为PIM系统的PIM地址的电子邮件地址“[e-mail]”。此外也可以反向提供给计算机IP地址(对于给出的实例数据组是“192.1.27.3”)其是工作站计算机PC2的IP地址。

[0049] 类似也为第一和第三电话EG1、EG3的电话号码RUFNO1、RUFNO3确定相应的数据并且特别转换为标识各自用户的、附属电子邮件地址。

[0050] 因此CTI应用CTIA与目录服务LDAP一起同时表示用于把已检测的通信系统地址转换为PIM系统的、标识终端设备各自用户的PIM地址的转换单元。

[0051] 对此目录服务LDAP主要基于具有目录结构的数据库，其中通过LDAP协议实现存取。数据库主要是所谓的用户管理系统的一部分，其在公司网中集中管理一个公司的所有工作人员(例如第一和第二用户)并且也提供外部的联系人员(例如第三用户)并且通过LDAP协议提供对数据的标准化存取。

[0052] 在CTI应用CTIA检测电话号码RUFNO2、RUFNO3、PIM地址PIMA_2、PIMA_3、用户姓名和电话会议专线用户的计算机地址之后，CTI应用CTIA把触发消息I发送给第一用户的工作站计算机PC1的代理应用T_1，第一用户通过第一电话EG1实施用户输入。其中代理应用T_1是永久运行的程序，或通过CTI应用启动或唤醒该代理应用。

[0053] 例如通过第一用户的确定的计算机IP地址和预定的端口号码实现代理应用T_1的寻址。在触发消息I的范围内、例如通过所谓“远程程序呼叫”RPC、已确定的数据、特别是电话会议专线用户的电子邮件地址传递给代理用于T_1。

[0054] 在工作站计算机PC1上运行的代理应用T_1接收触发消息I并且把在触发消息I中包含的数据、也就是用户的电子邮件地址传递给在本身工作站计算上的第一PIM应用。例如通过第一PIM应用PIMA_1的程序调用、通过进程间通信或通过消息交换实现这种传递。在图1中这通过代理应用T_1到第一PIM应用PIMA_1的消息F阐明。

[0055] CTI应用CTIA因此与代理应用T_1一起表示把PIM地址传递给PIM应用的传递单元。

[0056] 在另外的方法步骤中，假如还没有激活PIM应用PIMA_1，则初始化PIM应用(在图1中没有示出该步骤和另外的步骤)。打开电子会谈询问表格并且显示在第一计算机PC1的一个(没有示出的)显示屏上。用户的电子邮件地址PIMA_1传递给PIM应用PIMA_1并且特别记录在可能存在的会谈用户的字段内。因此在本实施例中电子邮件地址“[e-mail]”特别记录在会谈询问表格中。

[0057] 如果所有电话会议专线用户的电子邮件地址记录在会议询问表格中，则通过其扩展特别预先填写了日期和文本信息、例如事由或议事日程的会谈询问表格并且接下来结束会谈询问表格的处理，这样对于第一用户来说特别简单地、以仅仅少量的人工步骤即可计划后续会谈。PIM系统紧接着基于在会谈询问表格中给出的电子邮件地址把会谈询问分发给第二和第三用户的PIM应用PIMA_2、PIMA_3并且有选择地分发给填写会谈询问表格的第一用户的PIM应用PIMA_1。

[0058] PIM应用PIMA_1和/或代理应用T_1因此表示用于在PIM应用的电子表格的字段中记录已传递的PIM地址的表格填写单元。

[0059] 因此以前面解释的方法步骤简化了会谈的计划并且不容易出错，因为执行少于通常的人工步骤。此外在计划会谈时也节省了时间。

[0060] 图2以示意图指出了PIM应用PIMA_1的、填写第三用户电子邮件地址的会谈询问表格，同在操作上述方法步骤之后在第一工作站计算机PC1的显示屏上显示给第一用户的一样。在图2中在一个表示为“用户”的表中记录三个用户的电子邮件地址。这些是第一用户的第一电子邮件地址[e-mail]、第二用户的第二电子邮件地址[e-mail]和第三用户的第三电子邮件地址EMAIL3“[e-mail]”。此外在图2中示出的会谈询问表格有另外的输入字段，比如“主题”、“地点”、“开始时间”、“结束时间”和“文字内容”，以便可以输入将来会谈的另外信息。此外会谈询问表格具有一个“发送”操作按钮，以便结束表格的处理并且作为会谈询问发送到给出的电子邮件地址(EMAIL1、EMAIL2、EMAIL3)。

[0061] 在应用模板和/或会谈询问表格另外字段的调节时可能实现，会谈询问表格作为另外的方法步骤同样根据模板自动填写所有另外的字段，自动结束会谈询问表格的处理并发送会谈询问。

[0062] 特别通过应用PIM系统的自动选择功能这是可能的。例如可以使用该功能，以便找到最近可能的会谈日期。时间上最近的、对于第一和第二用户表明共同可支配的日期例如通过PIM系统和/或通过代理应用T_1触发作为会谈日期记录，其中应注意预先确定的边界条件、比如排除确定的时间范围(例如夜里或周末)。代替对于所有用户不可能的日期在PIM系统中存储共同可支配的时间范围。

[0063] 在本发明的一个可选择的设计方案中为了完成关于会谈的人工记录可以打开电子表格，其中在文本中自动记录用户姓名和/或已经进行的会谈的时间。为此CTI应用通过目录服务LDAP确定用户的姓名并通过交换设备的CTI接口CTIS确定会议的持续时间，在会谈表格的字段中记录这些信息。此外通过CTI应用CTIA也可以产生会议的同步录音，其与提到的信息一起同样可以传递给记录的用户。

[0064] 在本实施例中电话EG1和EG2是交换设备PBX的终端设备，第三电话EG3是外部电话、例如移动无线电话。对此有益地包括交换设备外部电话基于，也为外部电话的电话号码配置了用户表TAB(在实施例中是电话号码RUFNO3的电话EG3)并且给每个外部电话号码分配一个电子邮件地址(在此是EMAIL3)。

[0065] 此外用户的终端设备的电话号码最好与用户和电子邮件地址一对一地进行分配，以便因此简化用户表TAB的检索。在模棱两可的情况下用户表TAB的表结构主要区分主-辅电话号码以及主-辅电子邮件地址，并且把主-辅电话号码转换为主电子邮件地址。

[0066] 代替上述的方法步骤也可以通过在与第一电话EG1组合的工作站计算机PC1上的应用触发用户输入。此外也可能在第一电话EG1和第一工作站计算机PC1之间存在直接的数据连接，或者在配置或注册的基础上工作站计算机同电话结合。

[0067] 在本实施例的本发明扩展中填写了时间的会谈询问表格的发送促使通信系统的会议服务器在给出时间内保留电话会议专线的第一用户的通信系统地址和第二用户的通信系统地址和/或在该时间开始时呼叫第一用户和第二用户。为此CTI应用CTIA除了PIM地址外也可以通过代理应用T_1、T_2之一把用户的通信系统地址传递给各自的PIM应用(PIMA_1、PIMA_2)。此外PIM系统或会议服务器可以把确认的电子邮件传递给将来电话会议专线的用户，例如与会议服务器的会议访问数据资料一起进行传递。

[0068] 在该实施例中根据语音连接或者电话会议阐述本发明，通信连接也可能涉及视频连接、涉及视频会议或涉及在两个或多个通信伙伴之间的类似连接。

[0069] 此外除了所描述的、具有线路交换的交换设备PBX的实施形式之外，本发明也可以相应转换用于面向分组的通信网络的网关和/或用户交换设备。